Una macro en Google Sheets es un conjunto de instrucciones que automatiza tareas repetitivas. Por ejemplo, si frecuentemente formateas datos de cierta manera, puedes grabar una macro para hacerlo automáticamente. Google Sheets utiliza Google Apps Script, una versión de JavaScript adaptada para productos de Google, para crear estas macros.
Creación de macros con ChatGPT
ChatGPT, una inteligencia artificial avanzada, puede ayudar a escribir el script necesario para una macro en Google Sheets. Sigamos estos pasos:
Paso 1: Definir la tarea
Identifica claramente la tarea que deseas automatizar. Por ejemplo, supongamos que tienes una lista de productos con sus precios y quieres calcular automáticamente el precio con IVA.
Paso 2: Consultar a ChatGPT
Ve a ChatGPT y describe tu necesidad. Por ejemplo, puedes decir: "Necesito un script de Google Apps Script para calcular el precio con IVA de una lista de productos en Google Sheets. Los precios están en la columna B y el IVA debe ser del 21%".
Paso 3: Copiar el código generado por ChatGPT
Una vez que ChatGPT proporcione el script, cópialo. Será un código en Google Apps Script basado en tus especificaciones.
Paso 4: Aplicar el script en Google Sheets
Abre tu hoja de cálculo de Google.
Haz clic en Extensiones > Apps Script.
Pega el código proporcionado por ChatGPT en el editor de Apps Script.
Guarda y nombra tu proyecto.
Paso 5: Ejecutar la macro
Para ejecutar la macro:
Vuelve a tu hoja de Google Sheets e importa la Macro creada
Haz clic en Extensiones > Macros.
Selecciona la macro que acabas de crear y ejecútala (tendrás que dar los permisos que pide)
Verás que la tarea definida se realiza automáticamente en tu hoja de cálculo.
Como veis, no hace falta crear fórmulas, ya que la función aplica los datos de forma automática.
De la misma forma, puedes pedir a ChatGPT que te ayude a crear un script para generar gráficos automáticamente en Google Sheets. El proceso es igual: define tu necesidad, obtén el script de ChatGPT, y aplícalo en Google Sheets.
Cosas a tener en cuenta
No siempre las cosas salen bien a la primera, por lo que os recomiendo siempre:
- Prueba y ajusta: Puede ser necesario ajustar el script para que se adapte exactamente a tus necesidades.
- Errores y correcciones: Si encuentras errores, no dudes en volver a consultar a ChatGPT para solucionarlos.
- Práctica y experimentación: La mejor manera de aprender es practicar con tus propios datos y necesidades.
Ejemplos de macros que podemos crear
Aquí tienes una lista de ejemplos de macros que pueden ser de gran utilidad en el día a día para usuarios de Google Sheets, y en los cuales ChatGPT puede asistir en la creación y personalización:
1. Automatización de formateo de datos
- Macro de lmpieza de datos: Eliminar espacios extra, corregir mayúsculas y minúsculas, o formatear números y fechas.
- Coloración condicional automática: Cambiar el color de fondo o de texto de las celdas según criterios específicos (por ejemplo, destacar valores altos o bajos).
2. Gestión y Análisis de datos
- Creación de resúmenes o dashboards: Automatizar la compilación de datos clave en un resumen o dashboard.
- Análisis estadístico básico: Calcular estadísticas descriptivas como media, mediana, desviación estándar.
3. Manejo de fechas y horarios
- Seguimiento de fechas de vencimiento: Alertas automáticas para fechas de vencimiento o plazos importantes.
- Conversión de zonas horarias: Convertir automáticamente horas entre diferentes zonas horarias.
4. Finanzas y contabilidad
- Cálculo de presupuestos y gastos: Macros para sumarizar gastos y compararlos con el presupuesto.
- Generación de facturas o recibos: Crear automáticamente formatos de facturas o recibos a partir de datos ingresados.
5. Operaciones con texto
- Extracción de información específica: Por ejemplo, extraer nombres o números de teléfono de un texto.
- Generación de listas o tablas a partir de texto: Convertir bloques de texto en listas o tablas organizadas.
6. Integración con otras aplicaciones
- Envío de emails automatizados: Enviar correos electrónicos basados en datos de la hoja de cálculo.
- Importación de datos desde otras fuentes: Cargar datos automáticamente desde APIs o bases de datos.
7. Personalización y flujos de trabajo
- Creación de menús personalizados: Añadir menús personalizados en Google Sheets para ejecutar scripts específicos.
- Automatización de flujos de trabajo complejos: Combinar varias tareas en un solo script para ejecución secuencial.
8. Manejo de grandes volúmenes de datos
- Filtrado y clasificación automáticos: Organizar grandes conjuntos de datos según criterios específicos.
- División y consolidación de datos: Dividir datos en varias hojas o consolidarlos en una.
La creación de macros en Google Sheets con la asistencia de ChatGPT no solo es posible, sino también accesible para usuarios con diferentes niveles de habilidad técnica. Esta herramienta ofrece una oportunidad significativa para aumentar la eficiencia y automatizar tareas en el ámbito de las hojas de cálculo.
